Odjel za medicinsku dokumentaciju

Uvod

Od samog nastanka bolnice velika pažnja se pridavala vođenju, sređivanju i arhiviranju medicinske dokumentacije.
Povijesti bolesti hospitaliziranih bolesnika složene su prema godinama.
Vodile su se ambulantne, odjelne i matične knjige, kazalo bolesnika i knjiga umrlih.

Prava Arhiva za medicinsku dokumentaciju osnovana je 1954. godine kada se na samom početku sve evidentiralo na karticama, a potom na rubno bušenim karticama. Modernizacija odjela započela je 1992. godine s uvođenjem računala, kada su se podaci o ležećim bolesnicima počeli upisivati u računala. Upis i evidencija je u početku bila u DOS programu, a nastavljena je na novom programu Windows okruženja.
Godine 1998. napravljena je suvremena baza podataka hospitaliziranih bolesnika u MS Accessu pod nazivom „Evidencija hospitaliziranih bolesnika”. U toj bazi se nalaze podaci svih hospitaliziranih bolesnika od 1993. godine, a od 1995. godine bolesnici su evidentirani prema MKB-10 klasifikaciji bolesti i internom šifrarniku klinike.
Danas iz te baze dobivamo podatke za različita statistička izvješća.


Ustroj

Odjel za medicinsku dokumentaciju sastoji se od referade koja daje sve potrebne informacije o hospitalizacijama i medicinskoj dokumentaciji. 
Također na zahtjev korisnika u različite svrhe izdaje preslike različitih dokumenata.

Dokumentacija se smije izdavati samo uz predočenje osobne iskaznice i uz pismeni zahtjev (gotov formular koji se ispunjava na odjelu).
Uvid u različitu dokumentaciju se također odobrava uz predočenje osobnih dokumenata i uz pismeni zahtjev koji se ispunjava na odjelu.

Sva medicinska dokumentacija strogo je čuvana prema važećim zakonima.
• Zakon o zaštiti osobnih podataka ("Narodne novine" 103/03) 
• Zakon o dopunama Zakona o zaštiti osobnih podataka ("Narodne novine" 118/06) 
• Uredba o načinu vođenja i obrascu evidencije o zbirkama osobnih podataka ("Narodne novine" br. 105/04) 
• Uredba o načinu pohranjivanja i posebnim mjerama tehničke zaštite posebnih kategorija osobnih podataka ("Narodne novine" br. 139/04) 

* Republika Hrvatska je kao država članica Vijeća Europe prihvatila odredbe Konvencije 108 (Konvencija za zaštitu osoba glede automatizirane obrade osobnih podataka)
Postoji i evidencija o različitim zahtjevima za uvid i izdavanjem preslike dokumentacije od strane suda, Ministarstva zdravstva RH, Hrvatskog zavoda za javno zdravstvo, Ministarstva unutranjih poslova RH, Ministarstva obrane RH i liječnika Klinike.

Sva dokumentacija se nakon kompletiranja i provjere arhivira. Tako da u Klinici posjedujemo arhivirane povijesti bolesti zadnjih pedeset godina. Dio arhiviranog gradiva je pohranjen u Arhivu grada Zagreba, dio je mikrofilmiran i pohranjen u Klinici.

Radno vrijeme odjela je svaki dan od 8-16 sati osim subote, nedjelje i praznika.

Zahtjevi za medicinskom dokumentacijom mogu se uputiti telefonom 01/ 2826 108 od 12-14 sati, a za različita izvješća pismeno na e-mail adresu, fax-om i poštom.


Djelatnosti

Glavna djelatnost odjela je prikupljanje, sortiranje i vođenje evidencije podataka hospitaliziranih bolesnika.

Druga bitna uloga je revizija medicinske dokumentacije i usklađivanje s postojećim važećim sustavima evidentiranja (MKB-10, PPTP, DTS itd.) 
Baza podataka „Evidencija hospitaliziranih bolesnika” u MS Accessu sadrži sve potrebne podatke za izradu različitih izvješća.

Ovdje se također revidiraju svi formulari koje propisuju zakonom određene ustanove kao što su: Bolničko statistički obrazac BSO, Prijava maligne neoplazme NEO, Bolničko statistički obrazac - ONKO tip ONK i drugi.
Postoji stalna suradnja s odjelima gdje se svakodnevno izdaju povijesti bolesti ili različiti nalazi prethodnih hospitalizacija radi lakšeg praćenja bolesnika.
Također postoji stalna suradnja s poliklinikom.

Odjel daje stalnu potporu u izradi različitih znanstvenih radova koji se temelje na medicinskim podacima hospitaliziranih bolesnika.

Godišnje izvješće o medicinskom radu Klinike ovaj odjel izrađuje kontinuirano već 40 godina.

Odjel također surađuje i priprema izvješća za različite suradne ustanove kao npr. Ministarstvo zdravlja RH, Zavoda za javno zdravstvo Grada Zagreba, Hrvatski zavod za  javno zdravstvo, Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje, Arhiv grada Zagreba, Agencija za zaštitu osobnih podataka, Agencija za prijavu nuspojava lijekova te izvješća na zahtjev za potrebe suda.


Osoblje/kontakt

Voditeljica odjela: Prim. Elvira Čeljuska-Tošev, dr. med., specijalist infektolog
Tel.: 01/2826 287; Fax.: 01/2826 295; Mob.: 091 40 12 546
E-mail: eceljuska@bfm.hr

Referenti:
Mirjana Pokrovac, med. sestra
E-mail: mpokrovac@bfm.hr
Mario Krčelić, tehničar za računalstvo
E-mail: mkrcelic@bfm.hr
Tel. 01/2826 108


Prilog

Molba za izdavanje medicinske dokumentacije
Molba za uvid u medicinsku dokumentaciju