Uvod

Od samog nastanka bolnice velika pažnja se pridavala vođenju, sređivanju i arhiviranju medicinske dokumentacije.
Povijesti bolesti hospitaliziranih bolesnika složene su prema godinama.
Vodile su se ambulantne, odjelne i matične knjige, kazalo bolesnika i knjiga umrlih.

Prava Arhiva za medicinsku dokumentaciju osnovana je 1954. godine kada se na samom početku sve evidentiralo na karticama, a potom na rubno bušenim karticama. Modernizacija odjela započela je 1992. godine s uvođenjem računala, kada su se podaci o ležećim bolesnicima počeli upisivati u računala. Upis i evidencija je u početku bila u DOS programu, a nastavljena je na novom programu Windows okruženja.
Godine 1998. napravljena je suvremena baza podataka hospitaliziranih bolesnika u MS Accessu pod nazivom „Evidencija hospitaliziranih bolesnika”. U toj bazi se nalaze podaci svih hospitaliziranih bolesnika od 1993. godine, a od 1995. godine bolesnici su evidentirani prema MKB-10 klasifikaciji bolesti i internom šifrarniku klinike.
Danas iz te baze dobivamo podatke za različita statistička izvješća.

Ustroj

Odjel za medicinsku dokumentaciju sastoji se od referade koja daje sve potrebne informacije o hospitalizacijama i medicinskoj dokumentaciji.
Također na zahtjev korisnika u različite svrhe izdaje preslike različitih dokumenata.

Dokumentacija se smije izdavati samo uz predočenje osobne iskaznice i uz pismeni zahtjev (gotov formular koji se ispunjava na odjelu).
Uvid u različitu dokumentaciju se također odobrava uz predočenje osobnih dokumenata i uz pismeni zahtjev koji se ispunjava na odjelu.

Sva medicinska dokumentacija strogo je čuvana prema važećim zakonima.
• Zakon o zaštiti osobnih podataka (“Narodne novine” 103/03)
• Zakon o dopunama Zakona o zaštiti osobnih podataka (“Narodne novine” 118/06)
• Uredba o načinu vođenja i obrascu evidencije o zbirkama osobnih podataka (“Narodne novine” br. 105/04)
• Uredba o načinu pohranjivanja i posebnim mjerama tehničke zaštite posebnih kategorija osobnih podataka (“Narodne novine” br. 139/04)

* Republika Hrvatska je kao država članica Vijeća Europe prihvatila odredbe Konvencije 108 (Konvencija za zaštitu osoba glede automatizirane obrade osobnih podataka)
Postoji i evidencija o različitim zahtjevima za uvid i izdavanjem preslike dokumentacije od strane suda, Ministarstva zdravstva RH, Hrvatskog zavoda za javno zdravstvo, Ministarstva unutranjih poslova RH, Ministarstva obrane RH i liječnika Klinike.

Sva dokumentacija se nakon kompletiranja i provjere arhivira. Tako da u Klinici posjedujemo arhivirane povijesti bolesti zadnjih pedeset godina. Dio arhiviranog gradiva je pohranjen u Arhivu grada Zagreba, dio je mikrofilmiran i pohranjen u Klinici.

Radno vrijeme odjela je svaki dan od 8-16 sati osim subote, nedjelje i praznika.

Zahtjevi za medicinskom dokumentacijom mogu se uputiti telefonom 01/ 2826 108 od 12-14 sati, a za različita izvješća pismeno na e-mail adresu, fax-om i poštom.

Djelatnosti

Glavna djelatnost odjela je prikupljanje, sortiranje i vođenje evidencije podataka hospitaliziranih bolesnika.

Druga bitna uloga je revizija medicinske dokumentacije i usklađivanje s postojećim važećim sustavima evidentiranja (MKB-10, PPTP, DTS itd.)
Baza podataka „Evidencija hospitaliziranih bolesnika” u MS Accessu sadrži sve potrebne podatke za izradu različitih izvješća.

Ovdje se također revidiraju svi formulari koje propisuju zakonom određene ustanove kao što su: Bolničko statistički obrazac BSO, Prijava maligne neoplazme NEO, Bolničko statistički obrazac – ONKO tip ONK i drugi.
Postoji stalna suradnja s odjelima gdje se svakodnevno izdaju povijesti bolesti ili različiti nalazi prethodnih hospitalizacija radi lakšeg praćenja bolesnika.
Također postoji stalna suradnja s poliklinikom.

Odjel daje stalnu potporu u izradi različitih znanstvenih radova koji se temelje na medicinskim podacima hospitaliziranih bolesnika.

Godišnje izvješće o medicinskom radu Klinike ovaj odjel izrađuje kontinuirano već 40 godina.

Odjel također surađuje i priprema izvješća za različite suradne ustanove kao npr. Ministarstvo zdravlja RH, Zavoda za javno zdravstvo Grada Zagreba, Hrvatski zavod za  javno zdravstvo, Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje, Arhiv grada Zagreba, Agencija za zaštitu osobnih podataka, Agencija za prijavu nuspojava lijekova te izvješća na zahtjev za potrebe suda.

Osoblje/kontakt

Voditeljica odjela: Prim. Elvira Čeljuska-Tošev, dr. med., specijalist infektolog
Tel.: 01/2826 287; Fax.: 01/2826 295; Mob.: 091 40 12 546
E-mail: eceljuska@bfm.hr

Referenti:
Mirjana Pokrovac, med. sestra
E-mail: mpokrovac@bfm.hr
Ankica Mazgan
E-mail: amagzan@bfm.hr
Tel. 01/2826 108

Poštovani pacijenti,

Pravo na pristup medicinskoj dokumentaciji zajamčeno je odredbama u članku 23. stavku 1. Zakona o zaštiti prava pacijenata (NN 168/04, 37/08, u daljnjem tekstu: ZZPP) koji se temelji na pravu pacijenta na obaviještenost o svom zdravstvenom stanju. Pacijent ima pravo na pristup cjelokupnoj medicinskoj dokumentaciji koja se odnosi na dijagnostiku i liječenje njegove bolesti te ima pravo o svome trošku zahtijevati presliku medicinske dokumentacije.

Medicinska dokumentacija koja se uručuje pacijentu po završenom liječničkom pregledu, odnosno, po završenom liječenju, propisuje se posebnim zakonom kojim se uređuju vrste i sadržaj te način vođenja, čuvanja, prikupljanja i raspolaganja medicinskom dokumentacijom.

U slučaju smrti pacijenta, ako to pacijent nije za života izrijekom zabranio, pravo na uvid u medicinsku dokumentaciju ima bračni drug pacijenta, izvanbračni drug, punoljetno dijete, roditelj, punoljetni brat ili sestra te zakonski zastupnik, odnosno, skrbnik pacijenta. Navedene osobe imaju pravo o svom trošku zahtijevati presliku medicinske dokumentacije. Protivljenje uvidu u medicinsku dokumentaciju, pacijent daje pisanom izjavom, solemniziranom od javnog bilježnika.

 

POSTUPNIK IZDAVANJA PRESLIKE MEDICINSKE DOKUMENTACIJE PACIJENTU I/ILI OSOBI KOJA JE PO ZAKONU OVLAŠTENA ZAHTIJEVATI PRESLIKU MEDICINSKE DOKUMENTACIJE

 

Postupak izdavanja preslike medicinske dokumentacije pacijentu i/ili osobi koja je po zakonu ovlaštena zahtijevati presliku medicinske dokumentacije, započinje ispunjavanjem obrasca Zahtjev za izdavanje preslike medicinske dokumentacijeOB-SMD2-1.0 (u daljnjem tekstu: Zahtjev) koji je dostupan na dnu stranice.

  • Zahtjev može podnijeti pacijent, uz presliku važeće osobne iskaznice.
  • Ukoliko Zahtjev podnosi osoba koja je po zakonu ovlaštena zahtijevati presliku medicinske dokumentacije, odnosno bračni drug pacijenta, izvanbračni drug, punoljetno dijete, roditelj, punoljetni brat ili sestra, zakonski zastupnik, odnosno, skrbnik pacijenta tada prilaže:
  • preslike važeće osobne iskaznice podnositelja zahtjeva,
  • preslike važeće osobne iskaznice pacijenta ako je isti posjeduje (osim kada se traži medicinska dokumentacija umrlog pacijenta), kao i
  • dokaza na temelju kojeg se zahtijeva medicinska dokumentacija (dokaz o srodstvu / rodni list, izvadak iz matice rođenih ili umrlih, vjenčani list, punomoć, odluka nadležnog tijela itd.)
  • Nakon smrti pacijenta, pravo na presliku medicinske dokumentacije imaju uži srodnici pacijenta, odnosno, u skladu sa čl. 24. Zakona o zaštiti prava pacijenata – bračni drug pacijenta, izvanbračni drug, punoljetno dijete, roditelj, punoljetni brat ili sestra te zakonski zastupnik, odnosno, skrbnik pacijenta.

Zahtjev i potrebni dokumenti mogu se:

  • predati osobno urudžbiranjem u Službi za opće, pravne i kadrovske poslove
  • poslati poštom na adresu: Klinika za infektivne bolesti „Dr. Fran Mihaljević“, Mirogojska cesta 8, 10 000 Zagreb, Odjel za medicinsku dokumentaciju
  • poslati elektroničkom poštom na e-mail adresu: ozmd@bfm.hr

Zahtjevi se rješavaju u roku od 15 radnih dana od dana zaprimanja, a ukoliko je potrebno dulje vrijeme za rješavanje, podnositelji zahtjeva će o tome biti obaviješteni putem telefona, odnosno, putem elektroničke pošte, navedene u zahtjevu, uz navođenje novog roka za rješavanje zahtjeva. Ukoliko je zahtjev nepotpun/neuredan, podnositelj se u roku od pet (5) radnih dana od dana zaprimanja zahtjeva poziva da predmetni dokument dopuni/uredi. Podnositelj zahtjeva se poziva na dopunu na isti način na koji je podnio zahtjev.

 

NAKNADA TROŠKOVA

U skladu sa čl. 23. st. 1. ZZPP (NN 169/04 i 37/08), Klinika naplaćuje trošak preslikavanja medicinske dokumentacije, skeniranja medicinske dokumentacije iznad 50 listova papira (skeniranje do 50 listova papira se ne naplaćuje), kao i trošak CD-a i DVD-a, u skladu s cijenama koje su određene Odlukom o cijeni izrade preslike medicinske dokumentacije te cijeni izrade fotokopije ostale dokumentacije (Broj: 01-494-1-2021 od 06. travnja 2021.) te se cjenik usluga prilaže u nastavku.

Naziv usluge Jedinica mjere

/list/komad

Cijena bez PDV- a Cijena s PDV-om
Preslika medicinske dokumentacije 1 list 1,00 kuna 1,25 kuna
Preslika ostale dokumentacije 1 list 1,00 kuna 1,25 kuna
CD /DVD 1 komad 10 kuna 12,50 kuna
Skeniranje medicinske dokumentacije / ostale dokumentacije iznad 50 listova papira (skeniranje do 50 listova se ne naplaćuje   

 

    1 list

    

 

     1,00 kuna           

 

 

1,25 kuna

 

Podnositelj zahtjeva podmiruje račun na blagajni Klinike ili uplatom na račun Klinike naveden na ispostavljenom računu. Medicinska dokumentacija se izdaje podnositelju Zahtjeva nakon uplate troška i dostave dokaza o uplati.

Zahtjev za izdavanje preslike medicinske dokumentacije

Pravilnici, priručnici i postupnici
Priručnik kvalitete
Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva
Pristanak za korištenje osobnih podataka u zakonske svrhe i potrebe različitih evidencija, prema pravilima GDPR-a
Izjava djelatnika o prikupljanju i obradi osobnih podataka ispitanika, prema pravilima GDPR-a
Izjava voditelja baza osobnih podataka o povjerljivosti, prema pravilima GDPR-a
Pravilnik o opsegu, sadržaju i vođenju medicinske dokumentacije u Klinici za infektivne bolesti “Dr. Fran Mihaljević”
Postupnik kod evidencije uvida u medicinsku dokumentaciju
Postupnik rada kod pristupa medicinskoj dokumentaciji dostupni su na zahtjev.